Delning av resurser Office 365

Att dela resurser mellan två miljöer i Office 365 är inte det enklaste, speciellt inte om man har väldigt många användare som ska förstå och kunna använda resurserna.

Vi mötte denna problematik under ett stort migreringsprojekt där över 50,000 användare och ca 3000 resurser så som rum och utrustning skulle kunna jobba som vanligt under hela migreringsperioden.

Efter vi och kund satte oss ner och pratade om problemet fick vi följande krav på lösningen.

• Man ska kunna boka rummen oavsett i vilken O365 miljö man är i.
• Man ska kunna se om rummet man vill boka är ledigt eller inte.
• Man måste kunna hitta rummen genom att klicka på ”Rum-knappen” i Outlook.
• Självklart utan att skapa säkerhetsrisker.
• Det ska vara lätt att städa bort hela lösning när den inte behövs längre.

Vi utarbetade en lösning som i grova drag går ut på att behålla alla rummen i original-miljön vi kan kalla den Tenant1 och sedan skapa kontakter i Tenant2 som pekar på rummen i Tenant1.

bild

För att få det att fungera lika enkelt som det låter och uppfylla kundens krav behöver man göra vissa saker.

Vi började genom att konfigurera så att ledig/upptagen information kan skickas mellan de två miljöerna, det löser så att man kan se om rummet är ledigt eller inte.
Sedan måste man ändra alla rum i Tenant1 så de hanterar mötesförfrågningar som kommer utanför den egna organisationen, detta måste göras på varje Rum med Powershell med följande script:

Set-CalendarProcessing -Identity “Rum” -ProcessExternalMeetingMessages $true

Eftersom -ProcessExternalMeetingMessages är ett boolean värde kan det bara vara på eller av och detta lämnar rummet öppet och kan skapa problem om man inte hanterar det.

Vi löste det genom att sätta en regel i Exchange som bygger på att alla meddelanden som skickas utanför den egna organisationen till dessa rum inte ska komma fram utom om det skickas från Tenant2.

Nu har vi en säker funktion för att boka rummen i båda miljöerna men det är inte så användarvänligt. För att användarna ska kunna se rummen i listan ”Alla Rum” behöver vi skapa upp kontakterna. Dessa kontakter skapade vi i det lokala Active Directory i ett eget OU då kunden ville att det ska vara lätt att ta bort när lösningen inte behövs mer.

För att vi ska kunna särskilja vilka kontakter som är ”rum” och inte är vanliga kontakter gav vi dem ett unikt värde på ett ad-attribut.

Efter att kontakterna är synkade med AD Connect så ändrar vi reglerna för adresslistan ”all rooms” med powershel komandot Set-Addresslist.

Vi ändrar listan så den fortsätter visa det den gör idag men även kontakter som har det unika attributet som vi satte när vi skapade dem.

Efter att allt det är gjort kan användarna nyttja funkonaliteten utan att ändra på sättet de jobbar, det tycker jag är smart IT.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *